La clave está en la gestión de procesos
Todas las acciones que se realizan en una organización son parte de procesos, tales como comprar, matricular alumnos o pagar remuneraciones. De ahí la importancia de la gestión de procesos, pero entendida como un acto de comunicación humana, más que como procesos computacionales. Un experto abordará este importante tema en una conferencia abierta en la Universidad del Pacífico.
En la actualidad vivimos un cambio de paradigma respecto a la mirada del propio trabajo, sea cual sea al interior de una institución. “Existe una responsabilidad ineludible de observar el propio trabajo, hacerlo visible, documentarlo, mejorarlo, integrarlo en las demás partes del proceso y asegurar que se cumple, entre otras acciones, de profesionalismo. Se trata de una acción personal y grupal que abarca procesos completos”, comenta el doctor en Economía y Procesos de Integración de la Universidad de Lleida, España, Juan Bravo Carrasco.
El experto dictará la conferencia sobre “Gestión de Procesos: de la estrategia a la factibilidad de implementación en organizaciones chilenas”, el lunes 19 de junio a las 11:00 horas en la Universidad del Pacífico, donde también lanzará la octava edición de su libro “Gestión de Procesos”.
“Hasta ahora lo normal es que las personas sean contratadas para cumplir una función específica: recepcionista, bodeguero, gerente de personal, jefe de operaciones u otra. Se cree que el contrato de trabajo, en su anexo referido a las funciones del cargo, es suficiente para que la persona pueda cumplir su labor. Claramente eso no ocurre, porque el detalle de las acciones en el manual de funciones tiene una mirada individual que proviene de cuando las labores eran mucho más sencillas que hoy; viene de la revolución industrial, cuando se contrataba a un obrero para labores específicas”, indica en el prólogo de la publicación.
En este sentido señala que la propuesta de su libro es que ese manual de funciones, real o metafóricamente, incorpore la gestión del hacer, en la forma de integrarse en los procesos de la organización. “No como algo adicional al trabajo, sino como parte integral del mismo. Por supuesto, una gestión del hacer que debe ser colectiva, lo que agrega mucho valor”, plantea el especialista.
Para Juan Bravo, este planteamiento surge de la necesidad de adaptación de las organizaciones al cambio, que se vienen experimentando aceleradamente en el último tiempo. “Existen muchas señales de cambios estructurales que está viviendo nuestra sociedad —y en consecuencia, cada uno de nosotros—, a los cuales conviene adaptarse cuanto antes. Son nuevos desafíos en interacciones más orientadas a lo humano, mayor educación, calidad, tecnología, innovación, cuidado del ambiente, solidaridad y productividad. Abordar estos desafíos tiene una doble perspectiva: individual y social. Se trata de reconocer, planear y realizar el cambio hasta modificar la estructura de las organizaciones, concertando acciones del más amplio alcance posible”, plantea.
Así, explica que la gestión de procesos ayuda a la organización en la forma de enfocar el cambio, sea cual sea. “Desde un cambio pequeño, que reduce el número de copias de un formulario, hasta el cambio mayor que significa aplicar integralidad o tecnología, por ejemplo, para reducir el ciclo de otorgar un servicio desde 49 a 6 minutos. Algunos cambios se orientan más hacia la mejora y otros, de rediseño, requieren realizar una intervención mayor”, aclara.
El Dr. Bravo señala que todo comienza por la representación del hacer a escala humana. “Uno de los principales aportes de la gestión de procesos es la representación del hacer mediante modelos que toda persona comprenda. Es una forma de comunicación mediante flujogramas de información, muy lejanos a los diagramas de flujo que se usan para construir un software. De esta forma, el conocimiento de la organización ya no es patrimonio sólo de algunas pocas personas que lo tienen en su cerebro, sino que pasa a ser un activo de la organización: visible, cuantificable y perfectible. Además, cumple con las obligaciones para hacer realmente control de gestión, auditoría y análisis de riesgos, entre otros beneficios”, precisa.
La conferencia que ofrecerá el profesor Bravo en la Universidad del Pacífico (Av. Las Condes 11.121) es gratuita y las inscripciones y consultas pueden hacerse al correo ggomez@upacifico.cl